Hinweisgebersystem - Verfahrenshinweise

Anwendungsbereich des Hinweisverfahrens

Das Hinweisverfahren steht allen Personen offen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit für LOTTO Niedersachsen oder im Vorfeld dieser Tätigkeit Informationen über mögliche Verstöße erlangt haben und diese melden möchten.

Meldeweg für Hinweise

Unter dem Namen „interne Meldestelle“ bietet LOTTO Niedersachsen eine über das Internet erreichbare geschützte Plattform an, über die Hinweise persönlich oder anonym abgegeben werden können:

https://lotto-niedersachsen.integrityline.app

Dieser Kanal steht hinweisgebenden Personen rund um die Uhr zur Verfügung.

Ablauf des Hinweisverfahrens

1. Meldung und Eingangsbestätigung

Die Meldung über die interne Meldestelle geht in einer elektronischen Fallakte ein; dieser angeschlossen ist ein elektronisches Postfach. Die hinweisgebende Person erhält unmittelbar nach Abschluss der Meldung Zugangsdaten zum Postfach und damit eine Möglichkeit zur weiteren Kommunikation mit der internen Meldestelle. Nach Abgabe des Hinweises erhält die hinweisgebende Person kurzfristig, spätestens sieben Tage nach Eingang des Hinweises, eine Eingangsbestätigung der Meldung.

2. Kommunikation

Die hinweisgebende Person kann sich mit ihren Zugangsdaten in das elektronische Postfach einloggen. Über das Postfach erhält die hinweisgebende Person Informationen über den Stand des Verfahrens. Es wird als Kommunikationsmedium zwischen LOTTO Niedersachsen und der hinweisgebenden Person genutzt.

Wichtig: Hinweisgebende Personen sollten die ihnen übermittelten Zugangsdaten gut und sicher aufbewahren und sich regelmäßig in das elektronische Postfach einwählen, um weitere Informationen zu erhalten und auf eventuelle Nachfragen seitens LOTTO Niedersachsen reagieren zu können.

3. Anonymität und Vertraulichkeit

Auf Wunsch der hinweisgebenden Person kann diese anonym bleiben. Auch dann kann das elektronische Postfach als Kommunikationsmedium genutzt werden. Jedoch erhält die hinweisgebende Person keine Meldung über den Eingang einer neuen Nachricht zu dem Hinweis, da kein E-Mail-Postfach hinterlegt ist.

Auch bei einer persönlichen Meldung wird gemäß den gesetzlichen Vorgaben die Vertraulichkeit gewahrt. Dies gilt ebenso für die anonyme Meldung. Die zur Bearbeitung der Meldung beauftragten Personen sind zur Verschwiegenheit verpflichtet und arbeiten unabhängig.

4. Weitere Fallbearbeitung

Die Fallbearbeitung erfolgt durch hierfür qualifizierte beauftragte Mitarbeiter von LOTTO Niedersachsen. Während der Bearbeitung können Rückfragen entstehen. Deswegen empfiehlt LOTTO Niedersachsen der hinweisgebenden Person, über die interne Meldestelle mit der bearbeitenden beauftragten Person in Kontakt zu bleiben und für die Beantwortung von Fragen zur Verfügung zu stehen.

Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs des Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Rückmeldung zum Sachstand der Meldung.

5. Abhilfemaßnahmen

Falls eine Untersuchung eingeleitet wird, obliegt es LOTTO Niedersachsen, die Untersuchung zu leiten und abzuschließen und entsprechende Maßnahmen zu bestimmen. LOTTO Niedersachsen ergreift unverzüglich notwendige angemessene Abhilfemaßnahmen.